Il est créé au sein de l’Association un secrétariat permanent, tenu par le trésorier de l’Association. Ce secrétariat assure, en plus des fonctions de trésorier, les missions suivantes :
L’association peut être contactée :
La liste des membres de l’Association est actualisée chaque année au mois de septembre. Cette actualisation permet d’établir la liste des meublés qui sont proposés à la location par les membres de l’Association. Pour que les logements apparaissent sur le résultat des recherches effectuées sur le site de l’association,il est impératif que les informations relatives au meublé soient mises à jour et les cotisations réglées au plus tard le 20 septembre de chaque année.
Les adhésions et cotisations reçues après cette date ne seront prises en compte sur le site internet que dans les semaines qui suivront l’adhésion et seront valables uniquement pour la saison en cours (saison de septembre à septembre).
Il est créé et tenu à jour au profit des demandeurs d’hébergement un planning des locations disponibles. Ce planning est disponible au secrétariat permanent, et sur le site Internet de l’Association. Pour des raisons d’efficacité, et de crédibilité vis-à-vis des demandeurs d’hébergement, il est impératif que les informations figurant sur ce planning soient exactes, donc tenues à jour en temps réel. Pour y parvenir, les membres de l’association doivent immédiatement modifier sur le site l’information concernant les disponibilités de leur meublé.
Les membres de l’Association qui ne respectent pas cette disposition seront exclus de l’Association après un rappel qui leur sera transmis par courrier.
Il est souhaitable, pour une efficacité maximum, et dans l’intérêt de tous, que les propriétaires qui sont sollicités pour une location qu’ils ne peuvent satisfaire, proposent aux demandeurs d’hébergement de contacter l’ Association soit via son site internet soit via le secrétariat permanent de l’Association, qui pourra leur proposer la liste des locations disponibles. Cette disposition doit permettre d’assurer un meilleur « remplissage »des locations disponibles.
Les logements proposés à la location devront être tenus en bon état et dans un état correct de propreté.
Les réclamations des locataires, qui seront envoyées à l’Association, seront transmises au propriétaire concerné.
Les membres de l’Association qui proposeraient à la location des logements dans un état incorrect, pourront, après visite de leur logement être exclus de l’association.
Des contrats, clairs et précis, concernant chaque location doivent être établis, entre locataire et propriétaire. Ils doivent comprendre un descriptif détaillé du logement, si possible avec un plan, et préciser les obligations respectives du locataire et du propriétaire. Un modèle est disponible sur demande auprès du secrétariat permanent de l’Association.
Les membres de l’Association s’engagent, sauf cas de force majeure, à assister personnellement ou à défaut, à se faire représenter à l’Assemblée Générale de l’Association qui se tient chaque année, en principe en fin d’année. Des « pouvoirs » envoyés à chacun avec les convocations de l’Assemblée Générale, doivent impérativement être utilisés par ceux qui ne peuvent pas assister à l’Assemblée Générale.